Паблик рилейшнз (или ПР – русский аналог мероприятия по связям с общественностью) сегодня прочно вошли в арсенал средств и методов работы управленцев библиотек России всех уровней и ведомственной принадлежности. Именно данный инструмент наиболее полно отвечает концепции демократического общества и цивилизованной рыночной экономики, позволяя укрепить социальное и материальное положение этих учреждений. В зависимости от задач и объема деятельности библиотеки выбирают стиль, характер и адресную направленность своих ПР. Особую роль в ПР-процессах, а также при реализации намеченных ПР-установок играют так называемые первые лица в библиотеке, ее директорат. Чем лучше руководство библиотеки подготовлено к выполнению представительских функций, тем выше ее рейтинг и привлекательнее имидж.

Одним из наиболее остро обсуждаемых сегодня аспектов управления мероприятиями библиотеки по связям с общественностью является установление оптимальной степени их централизации. Существует одно довольно простое и общее правило: в библиотеках с линейной или линейно-функциональной организационной структурой (их величина при этом вторична, намного важнее превалирующее библиотечно-информационное направление работы) возможно создание одного координирующего отдела ПР на все учреждение; в сложных образованиях, где наряду с базовыми присутствует много других видов деятельности, имеющих к библиотеке косвенное отношение (культурно-музейная, концертно-театральная, досугово-развлекательная деятельность и т.д.), а также сформирована явно выраженная сеть удаленных филиалов кроме одного ПР-подразделения целесообразно развивать более сложную ПР-подсистему. То же самое применимо к построению внешней политики коммуникации библиотеки. Конфигурация, масштаб и задачи внутренних ПР зависят от специфики работы библиотеки.

Второй по значимости при организации ПР-деятельности библиотеки является проблема установления рациональных вариантов ее выполнения – образование собственной службы или привлечение внешних специалистов. Основными условиями найма внешних специалистов являются следующие: 1) уникальный опыт, которого нет (или пока нет) у персонала библиотеки, 2) прогнозируемый пик дополнительной нагрузки в области ПР-работы (например, проведение крупной международной или межрегиональной конференции, пресс-конференции, выставки, презентации годового отчета библиотеки и пр.), 3) эпизодичность ПР-работы в определенной библиотеке. Использование собственных ПР-специалистов из штатного библиотечного персонала может быть продиктовано и объяснено рядом обстоятельств: 1) постоянно работающие сотрудники в абсолютном и относительном выражении обходятся библиотеке дешевле, чем получающие нередко завышенные гонорары “внешники”, 2) свой ПР-специалист может полнее задействовать возможности материально-технического и кадрового потенциала библиотеки, 3) собственный, “доморощенный” ПР-специалист воспринимается более убедительно библиотечной или иной приоритетной для библиотеки общественностью.

Если библиотека располагает специальным ПР-отделом, то он должен непосредственно, минуя любые промежуточные инстанции, подчиняться высшему руководству. Главная цель ПР-отдела заключается в том, чтобы рекламировать и продвигать в массы библиотечное учреждение, информировать и интерпретировать факты библиотечной действительности, доводить до сведения общественности итоги и перспективы его работы, поддерживать доверие, а также обеспечивать соблюдение общественных интересов в библиотечно-информационном обслуживании. Подчиненный любому функциональному руководителю, ПР-отдел теряет свою необходимую автономию и достоверность деятельности.

ПР-мероприятия библиотеки, как и иные направления работы, должны осуществляться на плановой основе. Наиболее результативным считается стратегическое планирование. Исходной точкой и опорой последнего безусловно являются стратегические цели библиотеки. Именно они предопределяют подцели, стратегии и программы ПР-работы. Тактические ПР должны логично вытекать из долгосрочных стратегических ПР.